Sisällys:
Alkutoimet
Sähköpostin siirto leikepöydälle
Ota leikepöydältä
Kilpailijan tarkistaminen
Ilmoita mukaan
Näppäinakrobatiaa rakastaville
Kätevä Excelin ohessa
ExTime-ohjelma voi ottaa ilmoittautumistietoja vastaan windowsin leikepöydän kautta, jolloin sähköpostin kautta saatujen ilmoittautumisten lisääminen kilpailuun käy kohtuullisen juohevasti. Toki edellytyksenä on ilmoittautumis-sähköpostien standardointi, josta olenkin kirjoittanut vuosien 2007 ja 2008 Hiihtäjä-lehtiin.
Päivitin ohjetta 2015, kun ExTimen käyttäjiin tuli lajeja, joilla oma lisenssijärjestelmä ei ole vielä Hiihtoliiton tai Suunnistusliiton järjestelmien tasalla. Oman lisenssitiedoston käytön ohjeet on myös päivitetty samassa yhteydessä.
Muutoksia vanhan on sarakenumeroiden vaihtuminen Excelin mukaisiksi sarake-kirjaimiksi, tab-merkin esittäminen heksameskkinä (0x09) ja pari uutta valintaruutua sarjojen automaattiperustamisen nopeaan vaihtamiseen ja toinen näytössä näkyvien rivitietojen parempaan hahmottamiseen tiivistämällä ylimääräiset erotin merkit pois. 2018 lisäsin pari nappia nimen trimmaamiseen ja myös maakoodin mukaanottoon.
Seuraavassa lyhyesti työnkulku esimerkin avulla:
|
Perustoimintona avataan ensin normaalisti se ExTimen kilpailutiedosto, johon ilmoittautumiset lisätään.
Myös sähköpostiohjelma
avataan, ExTime-ohjelmaa ja sähköpostia käytetään vuorotellen. Vasemmalla näkyy
2000-luvun alun tyypillinen ilmoittautumisviesti, ajalta ennen KILMOa. Sähköposteista siirretään tietoa leikepöydälle ja ExTime siirtää niitä, kilpailija kerrallaan, kisaan mukaan. Normaalit korjailut ja lisenssitarkistukset tehdään kilpailijakohtaisesti. Minimissään kilpailijoista riittää sähköpostissa pelkkien lisenssinumeroiden luettelo, mutta toki sarja ja nimi on vähintäänkin syytä lisätä tarkistusten vuoksi. |
 |
| Saapuneen sähköilmoittautumisen runkotekstistä maalataan kilpailijoiden tietoja sisältävät rivit ja kopioidaan ne leikepöydälle (yleensähän tämä on Ctrl+C tai Ctrl+INS, myöskin sähköpostiohjelmien valikoista löytyy kopioi-toiminto). Oheisessa esimerkissä maalasin tarkoituksella hiukan liikaa, pelkät kilpailijarivit olisivat riittäneet. |  |
| Sitten aktivoidaan ExTime ja valitaan sen Ilmoittautumiset-valikosta Ota leikepöydältä toiminto. |  |
| Näyttöön tulee normaalin ilmoittautumisnäytön kaltainen ikkuna, jossa on leikepöydälle kopioitu aineisto näkyvissä
siten, että kaikki erotinmerkit on korvattu puolipisteellä.
Erotinmerkit-laatikossa on määritetty ne merkit, jotka toimivat sanojen (kenttien) erottimina. 0x09-yhdistelmä tarkoittaa tabulaattorimerkkiä. Puolipistettä ei tarvitse laittaa, koska se on aina oletuksena. Erotinmerkkien määrä-laatikossa oleva luku (3) ilmoittaa, montako välityhjää (erotinmerkkiä) pitää olla vähintään ennenkuin ne tulkitaan kahden kentän erottimeksi. Yleensä yksi ei riitä, koska etunimen ja sukunimen välissä on se yksi tyhjä merkki ja ne kuuluvat samaan nimi-kenttään. |
Leikepöydän sisällön oikealla puolella ExTime.inistä haetut kenttien kirjainkoodit ja toivottavasti nyt se täsmää tekstiin. Yläpuolisessa esimerkissä se ei täsmää, sillä esimerkiksi sarjatunnus on B-sarakkeella, ei D-sarakkeella, kuten ini-tiedostossa oli määritelty. |
|
Jos ei täsmää, on kenttien nimien eteen
annettava oikeat sarakkeet tai tyhjää, jos tietoa ei esiinny. Laitoin nimen olevan sarakkeella D, syntymävuoden löytyvän C-sarakkeelta, sarjan B:ltä ja seuran E-sarakkeelta. Fis-koodia ei Martalla ole. Jos kaikki tulevat sähköpostit noudattavat samaa sarakejakoa, kannattaa sarakemuutokset tallettaa napilla ExTime.iniin. Samalla päivittyy erotinmerkkien joukko. Seuraavaksi valitaan leikepöydän sisällöstä kilpailuun lisättävä urheilija kliksauttamalla riviä hiirellä. Tässä sähköpostiviestissä muut rivit olivatkin vain saatetietoa. |
 |
|
ExTime kopioi klikatun kilpailijan tiedot näytön alaosaan omille paikoilleen. Ja kun
kenttien sarakkeet oli nyt oikeat, nimi ja lisenssinumero siirtyivät paikoilleen
ja sarjan valinta-ikkunassa oltaisiin valittu N14-sarja, jos sellainen olisi
kilpailussa ollut tai kohdassa
Autosarjat olisi ollut rasti sallimassa sarjan automaattisen
perustamisen. Nyt sain ilmoituksen, että
sarjaa ei löydy, joten joudun sen valitsemaan sarjavalikosta (jossa näkyy
MYL-A), ennen kuin ilmoitan hänet kisaan mukaan napilla
Ilmoita. Aina ennen ilmoittamista kannattaa hakea vertailutieto lajin (SHL) tai omasta lisenssikannasta Enter-näpäyksellä tai klikkaamalla Hae Lis.nroa-nappia. Myös nimen, syntymävuoden ja seuran oikeinkirjoitusvirheet korjaantuisivat automaattisesti. Esimerkistä näkyy, että lisenssi oli oikein ja maksettu ja seuran nimi ja syntymävuosi tulivat paikoilleen. FIS-koodi olisi ilmestynyt Hae Lis.nroa-napin oikealle puolelle, jos sellainen olisi Martalla ollut ja FIS-koodin kenttänumero ilmoitettu extime.inissä. Samoin sähköinen tunnisteennumero. |
 |
| Nyt tietoja voidaan muuttaa, esimerkiksi arvontaryhmä laittaa oikeaksi,
ennenkuin Ilmoita-napilla kilpailija todella lisätään mukaan kisaan.
Esimerkissä on vanhan version mukainen täpättävä arvontaryhmä, nykyään se
annetaan numerona. Arvontaryhmän oletuksena on viimeinen käytetty arvontaryhmä. Suurempi numero tarkoittaa kuumempaa (jälkipäähän arvottavaa) ryhmää. Kilpailijasta saadaan tupla-lisenssinumero varoitus, jos sama lisenssinumero löytyy jo kisasta. Jos lisenssikannan tarkistuksia ei käytetä, on kilpailijan seura lisättävä tai sen kirjoitusasua korjattava ennen Ilmoita-napin painallusta. En suosittele. Poista tämä rivi-nappia ei oikeastaan tarvita lainkaan, harvoin yhdellä sähköpostilla on niin paljon ilmoittautumisia, etteikö niitä muistaisi kaikkia käydä läpi. Ja tuplalisäyksestähän tulisi varoitus. |
 |
| Kilpailuun mukaan otettu kilpailija ilmestyy Tämän kilpailun tiedot-osioon ja leikepöydän riveistä voidaan valita
seuraava kilpailija.
Jo ilmoitetun kilpailijan tietoja voidaan korjata Korjaa-napilla. Trimmaa-nappi korjaa nimen ulkosasua, poistaa mahdollisen keskimmäisen nimen ja muuttaa kirjainten koon pieniksi, vain alkukirjamet ovat isolla. Poista-napilla taas saadaan kilpailija poistetuksi kilpailusta, poisto toki varmistetaan lisäkysymyksellä. Esimerkistä näkyy, että Joelille on täydennetty lisenssitiedostosta seura ja syntymävuosi. Lisäksi paljastuu, että vuoden 2015 lisenssi on vielä maksamatta (nimessä on *). Kun yhden sähköpostin kaikki rivit on käsitelty, tyhjätään leikepöytä Vanha pois-napilla. Sitten siirrytään yhä auki olevaan sähköpostiohjelmaan, valitaan seuraava sähköposti, maalataan sieltä ilmoittautumisrivit, kopsataan ne leikepöydälle ja palataan ExTime-ohjelmaan toistamaan edellä kerrottu toiminto. |
 |
Jos sähköposti on kovin omaperäinen, kannattaa käyttää windowsin näppäinakrobatiaa hyväksi keskittyen pelkkään lisenssinumeroon seuraavasti:
Tähän toistoon menee alle 5 sekuntia per urheilija.
|
 |
Jos kisa on FIS-kisa, ulkomaalaiset saadaan yleensä Excel-tiedostona, joko joka maasta erillinen tai joku kisatoimistossa kerää ne yhteen exceliin. Aikuisten sarjojen kilpailijat kannattaa ilmoittaa Entries using FIS-list-toiminnon avulla (löytyy tämän Ota leikepöydältä toiminnon kanssa samasta valikosta), sielläkin voi käyttää leikepöytää näppärästi apuna (katso täältä lisää).
| Imatran Kylpylähiihtoja 2018 (FIS-kisa) varten Simo oli kerännyt Excel-taulukon kaikista ulkomaalaista osallistujista. Siitä taulukosta rajasin (ja tarvittaessa laijittelen ne ensin sarjoittain) nuorten sarjoihin osallistujat.
Tämän rajauksen otin sitten leikepöydälle (CTRL-INS) ja avasin ExTimessä Ota leikepöydältä toiminnon, jolloin sain kaikki nuorten sarjalaiset napin taakse ilmoittautumisten tekoa varten. ExTimen kannalta ensimmäisenä (A) kenttänä oli nimi, rajasin siis FIS-koodin pois mukaan otettavista sarakkeista. Maakoodin olisin voinut Excelissä näppärästi korjata ennen leikepöydälle ottoa, joten nyt sitten kirjoitan RUS Piiri/Maa/Luokka ruutuun näytön alaosaan Russian tilalle ja vaihdan sen BEL tietoon kun alan kliksutella Valko-Venäjän hiihtäjiä mukaan kisaan. Valinta ja Ilmoita-klik per urheilija, nopeaa. |
 |
| Maakoodin lisäksi ei ExTimessä näköjään ollut tässä kohtaa nimen kääntöä käytössä, joten
lisäsin tähän napin
Swap, joka juuri lisätyllä
urheilijalla vaihtaa etu- ja sukunimien paikkaa.
Sama hommahan hoituu Tilanteen-valikon näytöllä Sarjan tilanne, kun ensin valitaan listasta urheilija ja sitten Urheilijakohtaisella tempulla Etunimen paikan vaihtaminen vaihdetaan etunimi ensimmäiseksi. Olisihan Simon toki pitänyt tietää, että Suomessa kirjoitetaan nimet aina etunimi ennen sukunimeä, ainakin hiihtokilpailuissa. Olisin saanut nimet valmiiksi oikein päin. |
 |
Mitä tästä lyhyestä ohjeesta puuttui tai oli huonosti sanottu ? Käykää laittamassa Facebookiin kommentteja.
Takaisin ExTime-sivulle